Que la documentació s’ha convertit en un actiu empresarial prioritari és un fet que les empreses cada vegada tenen més present. Sobretot és el cas d’aquella informació catalogada com a confidencial; aquella que la seva revelació, alteració, pèrdua, destrucció o fuga pot produir danys importants a l’organització propietària d’aquesta. Protegir els documents és, més que mai, una necessitat per sobreviure a un entorn altament competitiu.

Gràcies a les noves tecnologies cada vegada és més fàcil compartir arxius; sobretot en format electrònic, on disposem de més canals per gestionar i transferir la informació (email, USB, aplicacions, cloud, xarxes socials, dispositius mòbils, etc.). Tot això ha significat molts avantatges pels empresaris però, al mateix temps, també ha provocat una dispersió de la informació. El naixement d’aplicacions de gestió documental és la resposta a aquest problema. Però ni totes les aplicacions són iguals ni totes protegeixen els arxius de la mateixa manera. Si ets dels que pensa que qualsevol app és suficient, hauries de donar-li un cop d’ull a les següents 5 raons per les quals hauries de protegir els teus documents.

1. Es consulten documents confidencials

Les empreses utilitzen cada vegada més aplicacions de gestió documental per compartir documents entre els treballadors. I la veritat és que això suposa molts avantatges per treballar de manera conjunta però també desavantatges a l’hora de protegir els continguts. Tothom pot accedir i modificar tots els documents compartits sense restricció o seguretat. Així doncs, el més important és guardar la informació que considerem privada i mantenir-la a l’anonimat. Ningú ha de saber els ingressos o despeses de la teva empresa, les fotos, les escriptures, les dades bancàries, les contrasenyes, les llistes de preus, etc.

2. Es modifiquen, dupliquen, perden o eliminen arxius

Amb els software de gestió documental es produeixen situacions de risc perquè, al tenir tots els treballadors els mateixos permisos, tothom pot accedir a qualsevol document confidencial. És, llavors, quan es produeixen situacions nocives per a les empreses perquè tots els treballadors tenen lliure accés per modificar, duplicar, perdre o eliminar arxius.

Les solucions comunes de gestió documental són adequades per compartir arxius amb amics i família o en el cas que un equip petit de persones necessiti treballar sobre un mateix document, però són molt perjudicials per a les grans empreses amb molts arxius confidencials, privats o sensibles.

3. Arriben documents a la competència

Perdre informació o exposar-la a diferents riscos i amenaces és més senzill del que sembla. Qui, per exemple, no ha enviat alguna vegada un correu electrònic a un destinatari equivocat?

Amb les noves aplicacions empresarials és molt senzill enviar i compartir arxius entre persones; tant si són del teu cercle com si no ho són; tant si tenen l’aplicació instal·lada com si no la tenen. La rapidesa amb la que es comparteixen documents provoca situacions de transmissió d’informació confidencial a usuaris inapropiats, a vegades sense el consentiment del propietari de la mateixa o incomplint alguna llei, ja que aquesta informació podria caure en mans de la nostra competència o en possibles delinqüents online.

4. Fuga d’informació o robatoris

Cada vegada són més habituals les notícies relacionades amb les fugues d’informació intencionades, casos d’espionatge industrial o filtracions d’informació. És el risc de tenir empreses permanentment connectades a Internet, el que provoca que quedin més exposades a la vista d’intrusos o de robatoris de documents. Què vol dir això? Doncs que és impossible garantir la confidencialitat dels documents sense una bona protecció d’aquests.

5. Atacs de virus o malware

Cada vegada són més habituals els atacs de virus o malware que ataquen les empreses buscant informació confidencial. Un clar exemple en va ser “l’Operació Aurora”, una operació destapada el gener de 2015 en la que es va atacar a diverses multinacionals de grans dimensions. El que es va fer va ser seleccionar estratègicament membres de cada empresa i infectar els seus ordinadors amb un virus amb el que controlaven remotament els sistemes informàtics infectats. Empreses com Google o Adobe es van veure afectades per aquest malware.

Amb l’evolució de la tecnologia, protegir els documents s’ha convertit en un dels punts més importants per a les empreses ja que permet evitar pèrdues financeres i econòmiques. Per aquest motiu, els mateixos programes ofereixen l’oportunitat de poder posar una contrasenya per protegir cada un dels arxius.

A més, gràcies a les noves tecnologies, s’han creat solucions de gestió de documents que ofereixen als negocis poder compartir arxius però de manera controlada i segura. Com per exemple urCollection, l’app per comercials, l’única aplicació que permet distribuir documents amb els comercials de l’empresa protegint els arxius dels punts anteriors.

La diferència entre urCollection amb les altres aplicacions de gestió documental es regeix perquè els administradors -Directors Generals, Directors Comercials i Directors de Màrqueting- són els únics que poden editar els documents i que els poden distribuir als altres comercials. A més de ser els únics que poden decidir quines accions poden fer els treballadors amb els arxius. Amb urCollection les empreses controlen i gestionen els documents protegint els seus continguts confidencials de les cinc raons anteriors.