Los usuarios son todos aquellos trabajadores que tienen acceso a urCollection; ya sea en la aplicación o en el panel de control de administración. En nuestro programa de gestión documental existen dos roles de usuario:

  • Comerciales: Son los que utilizan urCollection en sus dispositivos móviles y utilizan los documentos comerciales para sus tareas diarias

  • Administradores: Además de tener los privilegios de los comerciales, también tienen la capacidad de gestionar las características de la aplicación desde el portal web de administración. Los usuarios con roles de administrador suelen ser CEO, directores comerciales, directores de Marketing o personal administrativo de la empresa

Hay que tener presente que el primer usuario que se creará será la persona que se registre por primera vez a urCollection y siempre tendrá roles de administrador.

Usuarios en urCollection

1. Crear un nuevo usuario

Para añadir un nuevo usuario o administrador a nuestro software comercial, debes acceder a la pestaña Usuarios (situada en el menú superior del portal de administración) y hacer clic sobre el botón Añadir Usuario. Hecho esto, llegarás a una página de configuración donde deberás introducir los siguientes campos:

  • Email: El correo electrónico del trabajador por el que se creará la cuenta de usuario y que será el mismo que utilizará después para acceder en la aplicación

  • Contraseña: La puede elegir el mismo administrador o, si se prefiere, enviar un email de configuración al nuevo usuario para que él mismo defina su propia contraseña

  • Rol: Define las funciones a las que tendrá acceso el nuevo usuario. Este puede tener roles de Comercial/Usuario, que son aquellos que utilizarán la aplicación dentro de sus tabletas, o de Administrador, que además de utilizar la aplicación también pueden configurar las características del portal web

Una vez introducidos todos los datos, el nuevo usuario se mostrará en la pantalla principal de la pestaña Usuarios del menú superior.

2. Editar un usuario existente

Para editar los datos de un usuario existente, accede a la pestaña Usuarios del menú superior del portal. A continuación, haz clic sobre su email para editar sus características.

Además de los tres campos mencionados en el punto 1 (Crear un nuevo usuario), también puedes configurar la siguiente información:

  • Nombre y apellido del usuario

  • Activo: Decidir si aquel usuario tiene permiso para utilizar la aplicación o no

  • Grupos de usuarios: Decidir a qué grupos de usuarios pertenece el trabajador

Una vez tengas todos los campos configurados sólo deberás Guardar para que se guarden los cambios efectuados.

3. Eliminar un usuario

Si quieres eliminar un o más usuarios, sólo tienes que seleccionar aquellos que te interese borrar y del desplegable Acción, ubicado arriba a la izquierda de la pantalla, seleccionar la opción Eliminar los usuarios seleccionados y hacer clic sobre el botón Ir.

Grupos de usuarios en urCollection

1. Añadir un grupo de usuarios

Una vez tengas todos los usuarios que utilizarán la aplicación creados en nuestro gestor documental, ya puedes empezar a agruparlos en Grupos de usuarios según los documentos a los que tendrán acceso o no.

Para crear un nuevo Grupo de usuarios, entra en la pestaña Grupos del menú superior del portal y pulsa sobre el botón Añadir Grupo. A continuación, escribe el nombre representativo del nuevo Grupo y acepta para acceder a una nueva pantalla en la que podrás hacer lo siguiente:

  • Seleccionar los Usuarios: Te permite elegir qué usuarios formarán parte del nuevo Grupo

  • Seleccionar los Documentos: Te permite elegir qué documentos de los que has subido anteriormente se verán en los dispositivos de los usuarios que forman parte de este nuevo grupo

Una vez definidos estos campos ya lo podrás Guardar y, si lo deseas, crear más Grupos de Usuarios. Una vez guardado, este nuevo Grupo de Usuarios aparecerá en la pantalla principal de la pestaña Grupos del Menú superior.

“Tienes que saber que un usuario puede pertenecer a diferentes Grupos de Usuarios, lo que permite tener más flexibilidad a la hora de asignar documentos a los Comerciales y agilizar el proceso de distribución de archivos”

2. ¿Cómo editar los grupos de usuarios?

Para editar los campos de un Grupo de usuarios ya existente, accede a la pestaña Grupos del menú superior del portal y pulsa sobre el nombre del Grupo de usuarios para configurar sus características. En esta pantalla podrás cambiar los usuarios que forman parte del Grupo así como los documentos asignados.

Una vez tengas todos los cambios hechos, dale a Guardar para que se guarden.

3. Eliminar un grupo de usuarios

Para eliminar un o más Grupos de Usuarios en urCollection sólo tienes que seguir la misma metodología que para borrar los Usuarios. Selecciona aquellos que te interese eliminar y del desplegable Acción elige la opción Eliminar los grupos seleccionados. Confirma la acción haciendo clic sobre el botón Ir.